Un client qui quitte un fournisseur peut vouloir emporter son historique des achats sans ressaisir chaque commande. Pour certaines données personnelles, le droit à la portabilité prévoit précisément cette récupération et leur transmission dans un format réutilisable.
Le format CSV facilite souvent l’opération, mais toutes les informations d’un dossier client ne sont pas concernées. Pour préparer une exportation des données conforme, il faut d’abord distinguer les données portables des analyses internes.
A retenir :
- Historique d’achats fourni dans un fichier lisible par machine
- Données concernées liées à un contrat ou au consentement
- Exclusion des profils calculés et des informations de tiers
- Délai de réponse d’un mois, avec prolongation justifiée
Récupération des achats et périmètre de la portabilité des données
Une fois le besoin de récupération clarifié, l’entreprise doit déterminer quelles informations peuvent effectivement être remises. Selon la CNIL, la portabilité concerne les données traitées sur la base d’un contrat ou du consentement.
Identifier les achats et informations concernés
Dans ce cadre, les données que la personne a fournies et celles produites par son activité peuvent entrer dans le périmètre. Un historique des achats, les coordonnées saisies lors d’une commande et les préférences de livraison en sont des exemples concrets.
Selon la CNIL, le droit vise la réception des données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Une PME peut donc examiner ses champs de commande avant de préparer l’exportation des données.
Le tableau distingue les principales catégories utiles lors de cette vérification.
Catégorie
Portabilité
Exemple
Donnée déclarée
Oui, si les autres conditions sont réunies
Nom et adresse fournis lors d’un achat
Donnée d’activité
Potentiellement concernée
Historique des commandes
Donnée calculée
Non, en principe
Score de fidélité interne
Information sur un tiers
À exclure si elle porte atteinte à ses droits
Coordonnées d’une autre personne
Écarter les données déduites ou calculées
Cette délimitation exclut les profils, scores ou prédictions produits par l’entreprise à partir des informations collectées. Ainsi, le détail des commandes peut être portable, tandis qu’une estimation interne du risque de départ ne l’est pas.
Pour rendre cette distinction opérationnelle, une PME peut classer les champs de son logiciel de gestion des données avant toute demande. Cette cartographie réduit les omissions et évite de transmettre des éléments internes ou concernant d’autres personnes.
Les champs sélectionnés déterminent ensuite le format et la structure du fichier à remettre.
Catégories à vérifier :
- Coordonnées et préférences saisies par le client
- Commandes, paiements et interactions liés à son activité
- Scores, inférences et segments marketing internes
- Informations personnelles relatives à d’autres personnes
Format CSV et exportation des données d’achat
Après le tri des champs, le choix du format conditionne la facilité de réutilisation. Selon la CNIL, le fichier doit être structuré et lisible par machine, afin de permettre son traitement par un autre système.
Choisir entre CSV, JSON et formats adaptés
Pour des lignes de commandes contenant dates, montants et références, le format CSV est généralement simple à exploiter. Le JSON peut mieux représenter des données imbriquées, tandis que certains types d’informations disposent de formats spécifiques.
Le tableau compare des options courantes sans imposer un format unique à toutes les entreprises.
Format
Usage adapté
Point de vigilance
CSV
Tableaux de commandes et données tabulaires
Préciser séparateurs et encodage
JSON
Données structurées en objets ou niveaux
Vérifier la compatibilité du destinataire
XML
Échanges structurés entre systèmes compatibles
Documenter la structure des champs
vCard
Carnets de contacts
Réserver ce format aux données adaptées
Préparer un fichier téléchargeable exploitable
Pour faciliter l’interopérabilité, un fichier téléchargeable doit conserver des colonnes cohérentes et des valeurs compréhensibles. Une légende peut expliquer les noms de champs, les unités monétaires et le format des dates.
Un PDF figé ou une image scannée ne permet généralement pas la même réutilisation automatisée. Avant de répondre, l’équipe peut tester l’exportation depuis son logiciel et contrôler que le document ne contient pas de données superflues.
Un export propre n’est utile que si la demande est authentifiée, traitée à temps et transmise sans risque.
Contrôles du fichier CSV :
- Colonnes clairement nommées et données cohérentes
- Absence de champs calculés exclus du périmètre
- Ouverture vérifiée dans un tableur courant
- Légende fournie lorsque les champs sont ambigus
Transfert de données : étapes, délais et sécurité
Une fois le fichier prêt, l’entreprise doit organiser son transfert de données et garder une trace des décisions prises. Cette méthode évite qu’une demande adressée au service client reste sans suite pendant une période chargée.
Traiter la demande et respecter le délai légal
La procédure commence par la vérification raisonnable de l’identité du demandeur, puis par le repérage des données concernées. Le RGPD prévoit en principe une réponse dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois si la demande est complexe ou nombreuse.
En cas de prolongation, la personne doit en être informée dans le premier mois, avec les raisons du délai supplémentaire. Une réponse documentée permet aussi d’expliquer un éventuel refus ou l’impossibilité technique d’un transfert direct.
Étapes de traitement sécurisé :
- Enregistrer la date de réception de la demande
- Vérifier l’identité sans collecter de justificatifs excessifs
- Délimiter les données portables et produire l’export
- Transmettre par un canal sécurisé et conserver une trace
Protéger la transmission et documenter la réponse
La sécurité reste essentielle, car un fichier transmis au mauvais destinataire peut exposer des informations personnelles. Un lien de téléchargement temporaire et protégé peut être préférable à une pièce jointe envoyée sans précaution.
Si la transmission directe à un autre organisme est techniquement possible, la personne peut la demander. Sinon, l’entreprise doit expliquer précisément cette limite et fournir les données à la personne dans un format réutilisable.
Une procédure écrite, un responsable identifié et des tests avec des données fictives rendent la gestion des données plus fiable. La traçabilité aide enfin l’entreprise à démontrer comment elle a traité chaque demande.
Source : CNIL, « Le droit à la portabilité », informations institutionnelles sur le droit à la portabilité des données.
